 |
 |
 |
 |
 |
|
E-mail als strategisch wapen in uw bedrijfscommunicatie | |
|
E-mail is nog steeds de meest gebruikte en populairste
internet toepassing. Het is namelijk een heel efficiënte,
snelle en bovendien relatief goedkope manier van communiceren.
En dit zowel voor particuliere als professionele gebruikers.
In dit artikel willen we u een aantal tips en richtlijnen meegeven om E-mail in te zetten als een strategisch bedrijfscommunicatie tool. We doen dit aan de hand van volgende aandachtspunten: Persoonlijke E-mail boxenNaarmate meer en meer bedrijven hun volledige netwerk aansluiten op het internet, zien we een evolutie naar persoonlijke e-mail adressen zoalsjan.peters@bedrijf.beof zelfs gewoon jan@bedrijf.com Daar waar oorspronkelijk veel e-mail adressen algemeen waren of per afdeling: info@bedrijf.beWaarom deze evolutie? Simpel e-mail is het middel bij uitstek om van persoon tot persoon te communiceren en dan komt het veel eenvoudiger en sympathieker over als onze elektronische communicatie ook op een persoonlijke manier kunnen adresseren. Daarbij komt ook nog dat in veel bedrijven waar e-mail geïntroduceerd wordt, het belang steeds toeneemt en 'uitdeint', namelijk dat meer en meer medewerkers gebruik maken van e-mail. En dan is het bijzonder onpraktisch als alle verkoopmedewerkers van die ene internet pc met dat ene mail adres moeten gebruik maken: mails komen niet bij de juiste persoon terecht, er ontstaan wachtrijen,... Daarom raden we u aan om al uw medewerkers die e-mail zullen gebruiken een eigen persoonlijk mailadres te geven. In the long run is het efficiënter en het komt het imago van uw bedrijf of organisatie ten goede. AliassenWat is het verschil tussen een alias en een e-mail box?Een e-mail box is letterlijk een elektronische brievenbus waarvoor u een sleutel heeft (login - password). Het leuke is dat u aan één mailbox meerdere aliassen kunt toekennen. Waarom vraagt u? Zo kunt u een verschillende alias communiceren naargelang de doelgroep, klant,... waarnaar u zicht richt. Bijvoorbeeld: U ziet de mogelijkheden? Naargelang de omstandigheden, kunt u een ander e-mail adres communiceren en alle mail komt toch bij u Terecht! Antwoorden op elektronische aanvragenUw bedrijf heeft zich aangesloten op internet, u heeft uw medewerkers een scala aan e-mail adressen en aliassen bezorgt en u heeft deze adressen naar de buitenwereld gecommuniceerd.Leuk, maar nu begint het pas. Internet is een snel medium en uw contacten, klanten,... verwachten van u ook een snelle reactie. Een basisrichtlijn is dat u een antwoord geeft binnen de 24 tot maximaal 48 uren op elke aanvraag. Nee, u hoeft niet meteen een pasklaar antwoord te geven. In sommige gevallen is dit helemaal niet mogelijk. Maar wel iets in de zin van: Geachte... , De volgende stap is natuurlijk dat u volgende week effectief contact opneemt met uw klant. Het is heel belangrijk dat AL uw 'internetmedewerkers' op doordrongen zijn van deze internet filosofie. Kwestie van alle neuzen in dezelfde richting te plaatsen. SignaturesDe meeste e-mail programma's (Outlook, Eudora, Outlook Express,...) bieden u de mogelijkheid om een signature in te stellen.Een signature is een stukje tekst dat u zelf kunt opmaken en meesturen met elk e-mail berichtje dat u verzendt. Bijvoorbeeld : I-MarketeerZo'n signature kan dus een schat aan basisinformatie over uw bedrijf bevatten: bedrijfsnaam, slogan, contactgegevens,... Maar opgelet: hou het bondig. Vergelijk een signature met een visitekaartje: het geeft kort de identiteit van uw bedrijf weer en nodigt de ontvanger uit om met u in contact te treden. TaalgebruikEr bestaan geen vaste regels voor taalgebruik in e-mail berichtjes. Over het algemeen zien we dat dit zich ergens situeert tussen gesproken taal en formele 'brieftaal'.Alles hangt natuurlijk af van uw correspondent: mailt u naar een vertrouwde relatie of gaat het om een nieuw contact? Formele richtlijnen ivm. lay-out, openingszinnen, slotzinnen,... zijn zeker niet verplicht. Het volgende zal in de meeste gevallen volstaan: Geachte heer Peters, En naar uw vertrouwde contacten (zelfs klanten) mag het best nog een stukje informeler. Een goede spelling en correct taalgebruik zijn uiteraard vanzelfsprekend. AttachmentsDe meeste e-mail programma's bieden u de mogelijkheden om files (foto's, documenten,...) mee te sturen met uw berichtjes.Hou echter rekening met de toegangssnelheid van uw correspondent. Via de kabel of een snelle leased line kunt u perfect bestanden meesturen van ettelijke megabytes. Als uw correspondent echter een modem gebruikt voor zijn internet toegang, dan zal hij/zij u heus niet dankbaar zijn voor het 'verstoppen' van zijn/haar e-mail box. Stuur niet meer dan 1 Megabyte tegelijk naar één correspondent. Tenzij u zeker weet dat hij/zij gebruik maakt van een snelle verbinding. BESLUITMet bovenstaande elementen hebben we zeker niet alle aspecten en
mogelijkheden van e-mail behandeld.
|
|
| Wilt u dat we u op de hoogte houden van de nieuwste tips en strategieën van I-Marketeer ? Vul dan hier uw e-mail adres in : | |
| I-Marketeers Privacy Policy | |
Heeft u zelf een artikel dat u onder uw naam (of anoniem) wenst te publiceren in deze rubriek ? Stuur deze dan door als e-mail attachment of maak gebruik van ons formulier. |
|
Website E-Mail Promotie Algemeen Contact Home |
|
| © Steven
Vyncke, Maart 1999 Laatste update : 6 februari 2000 |